Offertes automatiseren: wat levert het jouw bedrijf op?
Een offerte bestaat meestal uit dezelfde bouwstenen: de vraag van de klant, je vaste prijzen en een paar standaardteksten. Precies dat kan grotendeels automatisch. De klant vult zijn vraag in, het systeem zet de offerte in elkaar, en jij keurt hem voordat hij de deur uitgaat. Hoeveel tijd dat scheelt, hangt af van hoeveel uur je er nu aan kwijt bent; reken het hieronder uit.
Reken het uit voor jouw bedrijf
Schuif hierboven om je uitkomst te zien.
- Microsoft mat bij 1.300 gebruikers van Copilot 11 minuten per dag, ongeveer 2% van een werkdag van acht uur (eigen meting van de leverancier). Bron: Microsoft
- In een klantenservice met 5.000 medewerkers loste men met generatieve AI 14% meer vragen per uur op (McKinsey). Bron: McKinsey
Waar gaat de tijd bij offertes heen?
Bij de meeste bedrijven zit de tijd niet in het rekenen, maar in alles eromheen: de vraag van de klant uitpluizen, nagaan wat er precies nodig is, prijzen opzoeken, oude offertes kopiëren en aanpassen, en daarna nabellen of de offerte is aangekomen.
Dat werk is herhaling. Elke offerte lijkt op de vorige, maar net niet genoeg om hem blind te kopiëren. Daardoor blijft het handwerk, en schuift het naar de avond.
Drie manieren om het aan te pakken
- Zelf, met een pakket dat je al hebt. Veel boekhoud- en CRM-pakketten hebben offertesjablonen met vaste regels en prijzen. Dat scheelt kopieerwerk, maar de vraag van de klant vertaal je nog zelf.
- Zelf, met een koppeling. Met een formulier op je site en een no-code-koppeling kan een aanvraag automatisch een concept-offerte in je pakket zetten. Handig als je aanvragen steeds dezelfde vorm hebben.
- Laten bouwen. Een AI-bureau kan een systeem maken dat een aanvraag in gewone taal leest, er de juiste regels en prijzen bij zoekt en een complete concept-offerte klaarzet. Jij keurt en verstuurt. Dit loont vooral als je veel offertes maakt die steeds net anders zijn.
Waar je op let
- Laat een mens elke offerte keuren voordat hij verstuurd wordt. Een AI kan een regel verkeerd lezen; een verkeerde prijs is een belofte aan je klant.
- Houd je prijzen en teksten op één plek bij. Het systeem is zo goed als de informatie die het gebruikt.
- Staan er persoonsgegevens in de aanvraag, leg dan vooraf vast hoe daarmee wordt omgegaan (AVG), ook als een bureau het voor je bouwt.
Wat je een bureau vertelt
Wil je het laten bouwen, dan helpt het als je dit al weet: hoeveel offertes je per week maakt, in welk pakket je prijzen en klanten staan, of er persoonsgegevens in zitten, wat het mag kosten, wanneer je wilt beginnen en wie erover beslist. De rekenhulp op de startpagina zet die punten voor je in een opdrachtomschrijving.